workflow

誰でも使いやすい電子決裁

 

決裁ラインに簡単にチームメンバーを追加する方式で垂直・並列決裁システムを柔軟に構築できます。

よく使う文書様式を決裁者の情報と一緒にテンプレートとして保存し、各決裁者に別々の編集権限が付与できます。

決裁進行中、決裁の上申者と決裁権者上申・承認された時、お知らせのイメールが発送されます。そしてモバイル・バージョンでいつ、どこでも決裁承認ができて、とても便利です。

映像資料: 決裁協業の進行方法

 


ownership control

クラウド文書の中央化

個人の保存空間(Googleドライブ)に散らされやすい文書の所有権および編集権限が容易くコントロールできます。

全チームメンバーが決裁上申した文書と5段階の保安等級が付与された文書は、中央文書管理者(Document Manager)の文書ケースに自動的に保管されます。

これを通じて予想できない文書の保安事故を未然に防止し、人員の構成が変わる場合にもバックアップの心配なく安全に文書の管理ができます。

映像資料: 文書の中央化過程と利点


tags

タグ(TAGs)

(個人用/組織共有用)

もし「様々なファイルを綺麗にまとめたい」と思ったこと、あるでしょうか。ならばファイルや文書にタグを付けて見やすく分類し、検索してみましょう。タグは個人用タグ、ドメイン単位の共有タグが生成できます。ドメイン単位で生成されたタグは該当組織内の全使用者が共有して使えます。

映像資料: タグ機能の活用法

 


security clearance

5 段階の保安レベル設定機能

5段階に分類された保安レベル(最高:1最低:5)を使用者や文書にそれぞれ付与して重要な文書に対する接近権を段階的に設定できます。

使用者は、文書の所有者が共有しない限り、自分の保安レベルより高いレベルのファイルを見ることはできません。自分の保安レベルと同じファイル、もしくは低いレベルのファイルのみ接近できます。

映像資料:  5段階の保安レベル指定方法


安全に外部の使用者を招待

 

外部の会社、パートナー、または顧客と重要な文書をよくお取り交わししますか?コラベートの管理者は組織内部の使用者は勿論、外部の使用者まで組織員として追加し、文書の協業に参加するように許可できます。

組織員として追加された外部の使用者は内部職員と同じく文書の生成・決裁の権限を持ちます。また、このように生成された全ての文書は内部の文書管理者の文書ケースに保管され、内部の保安が維持できます。

映像資料:  外部の使用者と安全に協業する方法